3 TIPS GIẢI QUYẾT KHÓ KHĂN KHI HỌP ONLINE

Trước khi đến với 3 tip mà mình sắp đưa ra, hãy cùng tìm hiểu họp online hay còn gọi là họp trực tuyến là gì nhé !

Họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến là hình thức họp qua các phần mềm, web hội nghị hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua môi trường internet/PSTN nhằm mục đích giảm chi phí và thời gian của các tổ chức so với những hội nghị trực tiếp (face-to-face). Ngoài ra đây cũng là ứng dụng để đào tạo trực tuyến(E-learning) cho các công ty hoặc các trung tâm, trường học đào tạo từ xa, lớp học ảo.

Hiện nay, hình thức họp online đang rất phổ biến, nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng, đặc biệt là với tình hình dịch bệnh Covid như lúc này. Để giải quyết cho vấn đề không đến công ty nhưng vẫn hoàn thành công việc đúng hạn, họp online nhanh chóng được ưa chuộng. Nhưng với những ưu điểm là nó mang lại cũng có những khó khăn cần được giải quyết. Dưới đây là 3 tip mình tổng hợp lại từ chia sẻ của anh Mai Văn Đạt Seongon.

Tip 1: Dùng Google Docs để ghi chép lại nội dung cuộc họp

Khi họp online điều bạn lo lắng nhất là gì?

Nội dung không được ghi chép lại, khi họp xong thì các vấn đề, mọi việc đều trôi tuồn tuột hết. Khi họp thì khá rối ý, nói chèn vào nhau và thực tế khi chúng ta diễn đạt một ý tưởng ít nhiều sẽ có sự suy giảm về thông tin, thậm chí mọi người không hiểu ý hoặc hiểu sai lệch ý của đối phương, nói khó tưởng tượng…Nói chung tất cả mọi người đều sợ họp online vì càng họp sẽ càng rối

Vậy giải pháp nào cho vấn đề này?

Phương pháp đơn giản nhất nhưng cũng rất hữu hiệu là khi họp mọi người đồng thời mọi người cùng nhau mở file docs Google để ghi chép lại nội dung cuộc họp

Brainstorm, ai cũng có thể ghi ra ý của mình cùng một lúc
Ghi lại ý quan trọng của cuộc họp
Sắp xếp ý trao đổi một cách logic để mọi người cùng theo luồng tư duy
Là cách để “thư ký” cuộc họp luôn

File mẫu: https://docs.google.com/…/1Z83rDUCZVbqiHmq79dv82Vju2r5m_zz1…

Tip 2: Họp cũng phải “học”

– Khi họp online mọi người thường mất tập trung vì có người đang họp thì bị chèn việc khác vào

– Mức độ tập trung kém, không đảm bảo mọi người cùng tập trung khi có người vừa họp vừa xem tv, làm việc riêng…

– Họp xong rồi không ra kết quả nên không thích tham gia họp

– Sếp triệu tập cuộc họp quá gấp, hoặc lúc nào cũng muốn “họp ngay”

Giải pháp cho vấn đề?

Các cuộc họp nên được đặt lịch trước để tất cả mọi người đều có thể tham gia, phải tạo môi trường/ngữ cảnh tập trung, không bị xao nhãng và họp xong luôn phải phân công việc làm cụ thể.

Tạo lịch: thống nhất và đưa lịch họp vào Calendar cá nhân
Trang bị: tài liệu họp, thiết bị, đường mạng chuẩn bị sẵn sàng
Tập trung: tắt các công cụ gây phiền, không gian riêng tư/yên tĩnh
Triển khai: đảm bảo các nội dung cuộc họp được triển khai sau đó

Tham khảo văn bản đã soạn sẵn: https://docs.google.com/…/1qZNOYV8_LXK7BMqhRnFKdx6mSxp_39Xe…

Tip 3: Quay video ý mình muốn nói

Nhiều khi có vấn đề mà giải thích mãi không xong, không phải lúc nào cũng có thể hẹn nhau cùng 1 thời gian rảnh để share màn hình và giải thích. Viết ra thì không tả hết được ý, chính vì vậy nhiều ứng dụng quay màn hình ra đời

Ứng dụng quay video hay: Loom.com

Đang free 1 tháng (trial), nếu mua thì cũng chỉ 4usd/tháng

Mở full tính năng mùa Covid đến 1/7

Mô tả:

• Quay màn hình rất tiện lợi, có thể quay kèm mặt mình hiện trên nền màn hình máy tính. Ấn 2 phát là xong.

• Có hiệu ứng vòng tròn bao quanh chuột trên màn hình giúp người xem thấy chỗ mình muốn nhấn.

• Đang quay và thao tác trên màn hình, có thể “gọi” ra cái bút vẽ để vẽ vời trên màn hình. Giúp lột tả ý tốt hơn

• Sau khi enter quay thì video up lên Loom luôn trong 1 nốt nhạc. Sau đó đưa link cho người mình muốn trao đổi công việc.

• Trong video được share đi (link là Loom luôn) có thể gắn nút CTA đến bất kỳ url nào mình muốn

Rất tiện để mô tả 1 vấn đề gì đó bằng Video được quay nhanh, trực quan chỉ ra các vấn đề.

Kết Luận

Ngoài những Tips được list ra ở trên, A1Digihub còn ứng dụng việc sử dụng tool A1 Analytics và bộ giải pháp google sheet đê xây dựng các dashboard trực quan. Tổng hợp số liệu từ các nguồn để theo dõi và đánh giá KPI, hiệu suất làm việc của team một cách rất chi tiết và trực quan.