Remote team – Mình đã tiết kiệm 5,5 tỷ như thế nào?

Xin chào tất cả mọi người! Chào mừng mọi người đến với blog của TKMedia, mình là Doanh Trần – Lead SEO / Project Manager của team. Rất cảm ơn mọi người đã dành ra chút ít thời gian quý báu để ghé thăm chiếc blog này của bọn mình và nhớ phải ở lại đọc hết nhen!

Vì đây là bài post đầu tiên nên mình xin phép dành ra đôi dòng để giới thiệu sơ về team bọn mình. Bọn mình là TKMedia – một team cực trẻ hoạt động trong lĩnh vực Digital Marketing & Creativity, chủ yếu đánh global các thị trường Mỹ, UK, Canada, gần đây nhất là Châu Âu và khả năng cao điểm đáp tiếp theo sẽ là Việt Nam.

Team Remote bọn mình bao gồm 15 thành viên nồng cốt và hơn 30 nhân sự bán thời gian đến từ nhiều quốc gia khác nhau như Việt Nam, Mỹ, Philippines, Ấn Độ và Pakistan, hoạt động 100% Remote.

Trong suốt 3 năm hoạt động, một số thành tích đáng tự hào mà bọn mình có thể kể đến bao gồm xây dựng 1 website từ con số 0 lên 11 chữ số chỉ trong vỏn vẹn 6 tháng, cạnh tranh vị trí tìm kiếm Google một cách sòng phẳng với các “tay to” trong những thị trường mệnh giá tỷ đô, phát triển team từ 2 thành viên lên gần 50 thành viên chỉ sau 1 năm và mình là 1 trong 3 thành viên đầu tiên của TKMedia.

Mục lục

Phần I – Các Mindsets cần chuẩn bị trước khi xây dựng một Remote Team

Hôm nay, topic đầu tiên mà mình xin phép được chia sẽ cùng mọi người là Remote Working – mô hình vận hành đã giúp TK tiết kiệm ~500 triệu chi phí tài sản cố định và ~150 triệu chi phí chết hàng tháng.

Remote Team là một mô hình vận hành tuy phổ biến ở nước ngoài nhưng ư vẫn còn khá mới mẻ với doanh nghiệp Việt Nam. Remote Team có thể được hiểu nôm na là nhóm làm việc từ xa.

Tất cả mọi hoạt động đều diễn ra từ xa, online, thông qua chiếc màn hình máy tính, nghe có vẻ bất khả thi phải không? Nhưng không, việc xây dựng một team remote sẽ dễ như trở lòng bàn tay nếu bạn thực hiện đúng cách.

Tuy nhiên, trước khi bàn đến cách xây dựng một remote team, hãy khởi động bằng cách nắm trong đầu ba điều mà mình sắp nói tới đây:

1. Hãy gạt bỏ suy nghĩ việc làm việc chỉ có thể diễn ra sau cánh cửa văn phòng và trên chiếc bàn làm việc.

Trừ một số công việc đặc thù, gần như bất cứ công việc gì ở cái thế kỷ 21 này cũng có thể được hoàn thành từ xa, ngay tại nhà hoặc ngay trên chiếc giường thân yêu của bạn.

Nhờ vào sự phát triển của công nghệ, kỹ thuật, ngày nay có rất nhiều công cụ giúp bạn kết nối đội nhóm, chia sẽ thông tin và phối hợp online.

Có thể kể đến 1 số công cụ khá phổ biến như Skype, Slack, Trello, Asana, vân vân và mây mây. Vì vậy, nếu bạn đang giữ cho mình suy nghĩ rằng bạn buộc phải đến văn phòng để có thể làm việc, thì hãy bỏ ngay suy nghĩ ấy đi nhé!

2. Remote Working giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm thời gian là tiết kiệm tiền bạc.

Hãy cứ tưởng tượng mỗi sáng thức dậy, một nhân viên công sở mất khoảng 15 – 40 phút vệ sinh cá nhân, 15 phút ăn sáng, 15 – 30 phút để di chuyển đến chỗ làm hoặc thậm chí là hơn, trừ hao thêm khoảng 10 phút giây thun, tính sơ sơ mỗi sáng mở mắt dậy bạn đã mất khoảng từ 1 đến 1.5 tiếng chỉ để chuẩn bị và di chuyển đến chỗ làm.

Giả định bạn là nhân viên văn phòng với mức lương rơi vào khoảng 16tr / tháng / 160 tiếng, cứ mỗi sáng mở mắt dậy chưa gì bạn đã đánh rơi mất 100 nghìn rồi, con số này cho một tháng rơi vào khoảng 2.5tr, cho một năm con số này sẽ là 30tr, đủ cho bạn đi vi vu một chuyến thả ga đến Hàn Quốc hoặc Đài Loan dịp Tết Nguyên Đán.

Thôi hay tạm gác chuyện tiền bạc sang một bên, nếu bạn làm việc remote thay vì office, mỗi sáng bạn sẽ có thêm 1.5 tiếng để ngủ nghỉ ngơi, ai thích không? Chứ mình là mình thích lắm.

3. Sự tin tưởng là tuyệt đối cần thiết.

Vì tính chất làm việc không tiếp xúc gần và quan sát, quản lý trực tiếp, một số bạn sẽ bị nảy sinh tâm lý hoài nghi, thiếu tin tưởng ở người đồng nghiệp hay cấp dưới của mình.

Tính chất của remote team vốn sẽ mang lại cho cá nhân sự độc lập, tự chủ về thời gian và lịch làm việc, đòi hỏi sự tự lập trong công việc và song song đó cũng là sự chủ động, thoải mái.

Hãy tin tưởng vào người cộng sự của mình các bạn nhé! Nhìn vào quá trình, kết quả để đánh giá và cho cấp dưới mình xíu tự do, không gian, đừng quá gò bó và kiểm soát chi li.

Điều này không những giúp tiết kiệm thêm ít công sức và quỹ thời gian quý báu của bạn mà còn giúp khích lệ nhân sự của bạn làm việc cống hiến hơn khi họ được trao cho sự tin tưởng và không bị xão nhãng, thỏa sức sáng tạo, phát huy hiệu suất tốt hơn nữa đấy!

Xem thêm:

Bí quyết tìm ra và giải quyết mọi vấn đề — G Process

Phần II – Cách tổ chức một Remote Team và những điều cần lưu ý

Hôm nay mình sẽ tiếp tục chuỗi bài viết về Remote Working với Phần II – Cách tổ chức một Remote Team và những điều cần lưu ý.

Let’s get started!

Bước 1 – Tuyển Dụng Remote Team

Quy trình bắt đầu từ việc tuyển dụng nhân sự. Ngoài những câu hỏi căn bản như vị trí cần tuyển dụng, số lượng, kinh nghiệm, ngân sách, vân vân và mây mây, khi tuyển dụng nhân sự làm việc từ xa, bạn sẽ gặp thêm 1 số khó khăn sau đây:

Bạn (có thể) sẽ không thể gặp trực tiếp và trao đổi với ứng viên, điều này gây khó khăn trong việc đánh giá năng lực ứng viên một cách chính xác nhất.
Một số ứng viên sẽ hoài nghi về mức độ tin tưởng người tuyển dụng, lo sợ công ty ma, đa cấp, gây cản trở tuyển dụng.
Yêu cầu tuyển dụng đối với nhân sự làm việc từ xa sẽ khắc khe và yêu cầu cao hơn so với nhân sự offline ở cùng vị trí.

Lợi ích

Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự remote cũng mang lại cho bạn một số lợi ích:

Bạn có thể tuyển dụng nhân sự đang sinh sống ở bất cứ nơi nào, thành phố nào hay thậm chí là ở nước ngoài.

==> Đều này giúp cho thị trường tuyển dụng của bạn trở nên rộng rãi và đặc sắc hơn rất nhiều, cho bạn có nhiều sự lựa chọn hơn.

Kể cả quy trình tuyển dụng và phỏng vấn cũng có thể được thực hiện hoàn toàn online.

==> Giúp bạn tiết kiệm thời gian và chủ động lịch trình.

Việc làm việc online giúp vị trí của bạn phù hợp hơn với các bạn sinh viên chưa ra trường, nếu nhu cầu của bạn là nhân sự chưa có kinh nghiệm thì đây là một cơ hội cực tốt.

Lưu ý trong quy trình tuyển dụng remote team

Những bước trong quy trình tuyển dụng thông thường mình sẽ không nhắc lại, với tuyển dụng remote team, chúng ta cần lưu ý những điều sau:

Hãy nêu rõ vị trí này là làm việc online và thêm chiếc hook vào bài tin tuyển dụng của mình bằng cách nêu lên lợi ích của việc ứng tuyển vào vị trí.

Bạn hãy show ra một tí background, kinh nghiệm của team và thành tựu nếu có để nâng cao sự tin tưởng. Bạn cũng có thể nâng cao sự tin tưởng bằng cách tạo dựng thương hiệu cá nhân.

Luôn có một cuộc phỏng vấn dù là online hay offline. Trong buổi phỏng vấn, đừng quên đào sâu thêm về khả năng làm việc từ xa, tính tự lập, quản lý thời gian cũng như một số yếu tố khác ảnh hưởng đến sự kết nối chẳng hạn như giao tiếp hay múi giờ.

Hãy kiểm tra kỹ năng và năng lực của họ bằng những bài test hoặc vòng training. Các vị trí online thường đòi hỏi kỹ năng cứng cao hơn vị trí offline tương tự.

Theo kinh nghiệm của mình, độ tuổi phù hợp làm online nhất là từ 20 – 35. Nếu được hãy sàn lọc gián tiếp thông qua việc giới hạn demographics.

Với những công việc mang tính lập lại, tay chân, hãy nhắm đến nhân viên thời vụ.

Bước 2 – Vận Hành

Việc vận hành một remote có lẽ sẽ khiến nhiều người đau đầu, nhất là vấn đề đảm bảo duy trì hoạt động trơn tru và xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong remote team.

Trước hơn hết, điều đầu tiên mà remote team cần là một bộ OKRs – Objectives & Key Results. OKRs giúp dẫn dắt team đi đúng hướng, đúng trọng tâm và thực hiện công việc đúng theo nguyện vọng của cấp cao đề ra. OKRs giúp nhân sự trả lời câu hỏi: “Mình cần phải làm gì?”.

Tiếp theo đó, hãy lập nên một bộ quy trình có tuần tự, luôn lưu lại SOP để nhân sự học và làm theo. Ngoài ra, việc cải thiện bộ quy trình trong quá trình làm và tích lũy kinh nghiệm cũng rất quan trọng.

Mình thường lưu lại quy trình bằng Google Sheets, Docs hoặc quay SOP Video bằng Loom. SOP giúp nhân sự trả lời câu hỏi: “Mình phải làm như thế nào?”

Xây dựng văn hóa khi vận hành

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong team remote cũng rất quan trọng. Hãy truyền tải nguyện vọng và định hướng của team cho nhân sự ngày từ những ngày đầu.

Roadmap và quyền lợi của nhân viên cũng cần được show và cam kết một cách minh bạch. Tìm những cách mới mẻ để anh em trong team gắn kết, chẳng hạn như team mình hay cùng nhau chia sẽ sở thích chơi game, đọc sách và tập luyện thể thao, tặng taco khi được giúp đỡ và đổi thưởng (tìm hiểu thêm về HeyTaco!)

Hay những cuộc gặp gỡ cowork, business trip hằng năm (thường đi hội thảo xong sẵn đi chơi luôn, vừa học vừa chơi rất hiệu quả), gặp mặt ăn uống và nhậu sương sương cuối tuần, nhớ là sương sương thui nhé. Chỉ khi nhân sự thấy vui và hạnh phúc khi làm việc thì mới hiệu quả và gắn bó lâu dài với team được.

Ngoài ra, mình cũng có một số tips để giúp team remote vận hành tốt hơn:

1. Hãy yêu cầu các bạn viết 3Ps report vào mỗi buổi sáng trước khi bắt đầu làm việc.

Progress – hôm qua đã làm được gì?
Plan – hôm nay sẽ làm gì?
Problem – vấn đề đang gặp phải?

==> Điều này giúp các bạn làm việc có tổ chức và có kế hoạch rõ ràng hơn.

2. Luôn có những cuộc meetings hàng tuần để catch up công việc.

Hãy dành ra 5 phút đầu buổi để mọi người chia sẽ những điều vui lẫn buồn trong cuộc sống mà không liên quan đến công việc.

3. Hãy phân chia cấp bậc giao tiếp và trao quyền cho nhân sự cấp cao tự quản lý nhân sự phía dưới của mình.

4. Tổ chức những buổi họp riêng 1 vs 1 để đảm bảo cấp dưới của mình vẫn đang đi đúng hướng và chia sẽ thêm về những vấn đề ngại nói trong buổi call chung.

Đây cũng là cơ hội rất tốt để manager thu thập feedback từ cấp dưới của mình và cải thiện quy trình.

5. Cho đi nhiều hơn để nhận lại nhiều hơn, hãy đảm bảo rằng mức lương của nhân sự đủ để họ trang trải và xứng đáng với công sức họ bỏ ra.

Có một cách rất hay để khuyến khích nhân viên làm việc cống hiện là hãy cho họ tham gia vào chia sẽ lợi nhuận.

1 số công cụ phổ biến khi vận hành team remote

Việc vận hành team remote chắc chắn sẽ cần sự hỗ trợ từ các công cụ, mình sẽ giới thiệu 1 số công cụ phổ biến mà team mình đang dùng:

Google Drive & Office

Google Drive & Office là Ứng dụng lưu trữ và chia sẽ dữ liệu. Lưu ý nhỏ là các files cần phả được phân chia và tổ chức một cách logic và gọn gàng, dễ tìm. Việc đặt tên files theo quy luật cũng giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn. Với SMEs thì mình thấy bản free đã là đủ dùng.

Skype

Skype là ứng dụng liên lạc và gọi video, chia sẻ màn hình xem chung, rất phù hợp cho những buổi phỏng vấn hay họp team. Zoom là một ứng dụng khác với tính năng tương tự. Skype thì miễn phí và mình thấy bản miễn phí đã là đủ.

Slack

Slack – Ứng dụng gửi tin nhắn văn bản chuyên dành cho nhóm làm việc từ xa. Mình thích Slack vì giao diện dễ dùng, nhiều ứng dụng tích hợp, phân chia kênh và nhóm chat đơn giản, có tính năng cài giờ “hành chính” khá tiện cho những bạn không thích bị làm phiền ngoài giờ làm việc. Nếu biz không cần lưu trữ lịch sử chat nhiều thì chỉ cần dùng bản miễn phí.

Asana

Asana là ứng dụng giao việc, nhắc việc và lưu trữ to do lists. Giúp việc giao task trở nên đơn giản, tối thiểu việc nhân viên quên task và cập nhật progress một cách hiệu quả giữa người giao – người nhận việc.

Nhóm làm việc bé thì chỉ cần bản free là đủ. Trello là một ứng dụng khác với tính năng tương tự.

LastPass

LastPass – Ứng dụng chia sẻ login / password. Chắc chắn team remote luôn có 101 tài khoản ứng dụng và đăng nhập các thứ. Sẽ thật sự kinh khủng nếu bạn và nhân sự của bạn phải nhớ nằm lòng cả 101 tài khoản này.

Cài LastPass extension và chỉ cần đăng nhập một lần, các login khác LastPass sẽ tự điền tên đăng nhập và mật khẩu giúp tiết kiệm thời gian, rất tiện lợi. Khuyến khích dùng LastPass Family để chia sẽ login cho nhiều hơn 1 người, khá rẻ, tùy vào số users mà giá giao động từ $3 – $8 / tháng.

Hubstaff

Hubstaff – Ứng dụng track giờ làm việc. Mỗi 10 phút Hubstaff sẽ screenshot màn hình làm việc một lần, mình thấy điều này là khá fair – giúp người tuyển dụng chắc chắn rằng nhân viên mình vẫn đang làm việc nhưng mặc khác vẫn đảm bảo được sự riêng tư cho nhân sự.

Bước 3 – Đánh Giá và Cải Thiện

Đây là việc làm khá hiển nhiên nếu bạn không muốn phí phạm hàng chục đến hàng trăm triệu đồng chi phí lương hằng tháng. Đánh giá phải dựa trên OKRs hoặc mục tiêu, chỉ tiêu đề ra ban đầu và phải thật minh bạch giữa quản lý – nhân sự.

Mình thường đặt goal lớn cho team theo quý, review lại kết quả mỗi tuần, sau đó là mỗi tháng. Giữa những đợt review mình sẽ cập nhật progress % hoàn thành mục tiêu, on track hay off track hay ‘over’ track. Nếu on track – duy trì. Nếu off track – tìm ra vấn đề, đưa ra hướng giải quyết và cải thiện quy trình ở giai đoạn tiếp theo.

Mục đích là để đảm bảo vào kỳ đánh cuối cùng, cả team đều đạt được chỉ tiêu đề ra ban đầu. Nếu mục tiêu quá dễ – ‘over’ track, hãy điều chỉnh nâng độ khó để nâng cao quyết tâm làm việc và thành quả cuối cùng.

Ngoài ra, bọn mình cũng áp dụng 3 strikes rule – nếu nhân viên không đạt được mục tiêu mà không có sự cố gắng cải thiện, bọn mình sẽ sa thải sau ba lần nhắc nhở. Để đảm bảo tính minh bạch, nên nhắc nhở bằng văn bản, bao gồm cả đề xuất hướng cải thiện.

Tổng kết

Yes và đây là sơ lược 3 bước quan trọng nhất trong việc vận hành remote team. Hi vọng bài viết của mình đã giúp các bạn có được khái niệm rõ ràng hơn về cách tổ chức một team làm việc từ xa.

Cảm ơn các bạn đã theo dõi đón đọc và ủng hộ blog của mình

Bạn có thể quan tâm:

Tác giả: Doanh Trần

Nguồn: TK Media