Cách quản lý thời gian trong doanh nghiệp mà các CEO hay Quản lý cần biết

Không chỉ các nhà quản lý, mà cả các CEO, chủ doanh nghiệp cũng nên xây dựng một môi trường làm việc mà đề giá trị của việc quản lý thời gian hiệu quả. Dưới đây là một số tip cho các nhà quản lý có thể cải thiện việc quản lý thời gian trong môi trường làm việc của doanh nghiệp.

Hãy cùng A1 tìm hiểu nhé!

Tại sao việc quản lý thời gian lại quan trọng đối với chủ doanh nghiệp?

Các giá trị và đạo đức của doanh nghiệp được thể hiện qua các quyết định của các nhà lãnh đạo của công ty, có ảnh hưởng trực tiếp đến văn hóa của công ty và lợi nhuận của doanh nghiệp. 

Việc quản lý thời gian giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả của một doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp nên tiếp tục việc phát triển, hoặc cải thiện các kỹ năng quản lý thời gian của mình.

Các lợi ích của việc quản lý thời gian trong doanh nghiệp

Việc quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng nhất không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với tất cả mọi người. Các doanh nghiệp nhỏ không nên làm lãng phí thời gian do không biết quản lý thời gian và dẫn đến làm việc không hiệu quả.

Mặc dù lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả là không thể đong đếm đượ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có khả năng quản lý thời gian tốt có thể

• Vận hành hiệu quả hơn trong tất cả các khâu và quy trình của mình. 
• Giải quyết các vấn đề xảy ra nhanh chóng trước khi vấn đề ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng ROI của mình

Một số quy tắc giúp doanh nghiệp quản lý thời gian

#1 Ưu tiên

Đưa ra các ưu tiên cho các hoạt động mà bạn cần làm giúp cho bạn tập trung vào việc hoàn thành các mục tiêu hàng ngày và mục tiêu tổng thể. Bạn hãy tự hỏi bản thân rằng: “Chuyện gì mà bạn cần phải làm xong trong hôm nay?”.

Xếp hạng mỗi công việc dựa trên tầm quan trọng hoặc deadline của nó và bắt đầu hoàn thành các công việc. Nếu có vấn đề gì xảy ra bất chợt trong ngày hôm đó, bạn cũng sẽ không cần quá lo lắng do các công việc quan trọng đã được hoàn thành xong.

#2 Đưa ra các mục tiêu đo lường được

Đây là điều cực quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp cũng như đối với các nhân viên. 

Việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn đo lường được sự thành công của các công việc của mình. Việc này cũng sẽ giúp theo sát tiến trình thực hiện và hoàn thành để đạt được các mục tiêu đó.

Đối với 1 công ty, bạn nên hỏi bản thân là “Tôi muốn doanh nghiệp của mình đứng

ở vị trí nào vào năm tiếp theo?”, “Tôi cần phải đạt được bao nhiêu doanh thu để bám sát vào mục tiêu mà mình đã đề ra”

Câu trả lời cho các câu hỏi của bạn nên dưới dạng các mục tiêu hữu hình và đo lường được, mà bạn có thể truyền thông xuống cho các nhân viên của mình.

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ là sử dụng hiệu quả thời gian của mình, mà còn tập trung vào việc đạt được các mục tiêu của công ty.

#3 Lên kế hoạch trước

Lên kế hoạch trước cho hôm nay giúp bạn tiết kiệm thời gian giảm các nỗi lo không cần thiết cho tương lai.

Một khi bạn đã thiết lập các mục tiêu cho mình, bạn có thể bắt đầu việc đưa ra các mốc thời gian khả thi để đạt được nó.

Một phần quan trọng của việc lên kế hoạch chính là nó phải thiết thực với những gì bạn có thể đạt được và những gì bạn đã đưa ra trong timeline của mình. 

Bạn cũng không nên cố gắng hoàn thành công việc đúng deadline mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng các sản phẩm mà bạn làm ra.

Bạn cũng nên đưa ra các deadline phù hợp cho các nhân viên của mình, do là việc thường xuyên không hoàn thành deadline đúng hạn sẽ làm nản lòng các nhân viên.

#4 Nhờ đến sự giúp đỡ khi cần thiết 

Là một người chủ doanh nghiệp, thời gian của bạn nên được chia ra giữa các trách nhiệm theo các quy trình vận hành từng ngày và theo một bức tranh tổng thể của doanh nghiệp.

Bạn nên biết khi nào mà mình cần phải nhờ đến sự hỗ trợ từ các thành viên trong team để hoàn thành các công việc và để tiết kiệm thời gian. Việc này còn giúp tạo động lực cho các nhân viên của bạn, do họ cảm thấy được tăng thêm trách nhiệm và có thêm nhiều thử thách.

Để biết được những task nào bạn có thể nhờ người khác hỗ trợ và những task nào không, việc đầu tiên là ước lượng thời gian hoàn thành công việc đối với những người khác. Thời gian để đánh giá lại các công việc này có nhiều hơn thời gian mà bạn tự làm hay không. 

Tích hợp công nghệ để tiết kiệm thời gian

Sự phát triển của công nghệ giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà quản lý tiết kiệm công sức, cũng như quản lý thời gian tốt hơn. Dưới đây là một số giải pháp công nghệ mà bạn có thể sử dụng để quản lý thời gian trong doanh nghiệp của mình tốt hơn.

Trello để giao việc và đưa ra deadline

Theo một cách đơn giản, Trello là tiện ích miễn phí, giúp chúng ta có thể quản lý công việc thông qua các bảng, danh sách và thẻ. 

Bạn chỉ cần tạo ra những board tương ứng với công việc, dự án đang thực hiện. Trong mỗi bảng đó, bạn có thể tạo ra những ghi chú, cũng như có thể mời những người cùng tham gia dự án cùng ghi chú và trao đổi qua các comment.

Đây là một ứng dụng khá hữu ích dùng để giao việc đối với các bộ phận, phòng ban không quá lớn.

Haravan/Sapo để quản lý quy trình đối với các doanh nghiệp bán lẻ

2 phần mềm quản lý doanh thu miễn phí là ứng dụng quản lý bán hàng trên điện thoại miễn phí, bạn chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh có hệ điều hành Android hoặc IOS là có thể tải về sử dụng dễ dàng. Sapo hỗ trợ bạn thực hiện tốt khả năng quản lý bán hàng:

• Cung cấp tính năng quản lý đơn hàng: dễ dàng tạo lập đơn hàng và kiểm soát đơn hàng theo tiến trình từ đặt hàng, duyệt đơn, đóng gói cho tới xuất kho và hủy đơn
• Quản lý tồn kho sản phẩm: hàng nhập về bao nhiêu, bán ra bao nhiêu, và kiểm kho sát sao tránh thất thoát sản phẩm
• Quản lý nhân viên và khách hàng theo thông tin cá nhân, doanh thu hằng ngày/ tháng

Nếu như bạn sử dụng app quản lý bán hàng Sapo, bạn hoàn toàn có thể kết nối và đấu API tự động vào hệ thống báo cáo quản trị của A1 Analytics.

A1 Analytics để theo dõi hoạt động kinh doanh, dành riêng cho từng doanh nghiệp

Đây là gói giải pháp sử dụng công cụ A1 Analytics để xây dựng hệ thống báo theo dõi hoạt động kinh doanh, dành cho mỗi doanh nghiệp. Hệ thống có thể tổng hợp tất cả các chỉ số từ Marketing cho đến Sales mà doanh nghiệp cần:

• Báo cáo đánh giá và so sánh hiệu suất các kênh Marketing
• Báo cáo tổng hợp và so sánh tình trạng doanh số, doanh thu của các cửa hàng, chi nhánh, online/offline
• Báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên, tích hợp hệ thống cảnh báo khi nhân viên không hoàn thành KPI đúng thời hạn 
• Báo cáo tình trạng hàng tồn, tình trạng vận đơn, tình trạng đơn hoàn thành, hủy đơn, các sản phẩm bán chạy

Một số ưu điểm giúp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể nhận được khi xây dựng hệ thống báo cáo chuyên sâu để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất.

A1 Analytics for Business cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp có thể giúp bạn có thể xây dựng 1 hệ thống báo cáo quản trị có thể

• Hỗ trợ tổng hợp, xử lý và trực quan hóa tất cả dữ liệu
• Do các chuyên gia phân tích dữ liệu xây dựng dựa trên nhu cầu phân tích của chính doanh nghiệp bạn
• Cập nhật dữ liệu liên tục, chỉ cần xây dựng 1 lần duy nhất
• Xây dựng một quy trình nhập liệu dành cho toàn bộ hệ thống
• Hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng và phân tích các báo cáo một cách hiệu quả nhất.
• Chi phí tiết kiệm do sử dụng tool do chính đội ngũ A1 Digihub xây dựng, chỉ cần xây dựng 1 lần duy nhất.
• Đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời.

Để có thể xây dựng được một hệ thống báo cáo hoàn toàn tự động,có đầy đủ các chỉ số cần thiết và được trực quan hóa thành các biểu đồ, đồ thị, giúp hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên số liệu, liên hệ với các chuyên gia phân tích tại A1 Digihub để xây dựng một hệ thống báo cáo kinh doanh phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn nhé!

Để lại thông tin để được các chuyên gia phân tích dữ liệu tại A1 tư vấn cho bạn gói giải pháp báo cáo tự động phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình! giúp bạn quản trị doanh nghiệp hiệu quả từ quản lý thời gian trong doanh nghiệp đến quản lý doanh số, doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền, v.v.