Tầm quan trọng của ngữ cảnh trong trực quan dữ liệu

Để trực quan dữ liệu thành công nên xuất phát từ những hiểu biết về trực quan dữ liệu. Điều này là hợp lí. Thế nhưng, khi được đặt trong bối cảnh kinh doanh, bạn phải hiểu biết hơn những kiến thức trực tiếp liên quan đến dữ liệu để có thể ứng dụng tốt trong thực tế môi trường kinh doanh.

Vì vậy, thời gian và sự tập trung ban đầu nên dành để hiểu ngữ cảnh của nhu cầu giao tiếp qua dữ liệu được trực quan. Bài viết này mình nói đến những yếu tố quan trọng của ngữ cảnh và thảo luận một số chiến lược để khởi đầu thành công với công việc trực quan dữ liệu.

Phân tích khám phá và giải thích

Trước khi đi vào chi tiết của ngữ cảnh, mình cần làm rõ sự phân biệt giữa 2 loại phân tích khám phá và phân tích giải thích. Bởi vì phân biệt giữa 2 loại này sẽ cần thiết cho những hiểu biết sau này.

Phân tích khám phá

Là công việc bạn thực hiện để hiểu được dữ liệu và tìm ra những điều lý thú hoặc có giá trị để đề cập chúng với đối tượng bạn hướng đến. Đặc biệt, khi làm phân tích khám phá, bạn giống như đang đi tìm ngọc trai trong vỏ hào vậy. 100 vỏ hào ám chỉ 100 giả thuyết khác nhau được thử nghiệm hoặc 100 cách đọc hiểu dữ liệu, để tìm được 2 viên ngọc trai (2 thông tin có giá trị).

Sau giai đoạn phân tích chuyên sâu, bạn sẽ bước vào giai đoạn truyền tải được kết quả đến với khách hàng. Khi ấy, chúng ta đều muốn bước vào không gian khám phá. Điều này có nghĩa là bạn phải có một thứ cụ thể để giải thích, một câu chuyện cụ thể bạn muốn kể, rất có thể về những gì giá trị đã tìm ra ở 100 giả thuyết thử nghiệm.

Thông thường, bạn có nghĩ sẽ ổn khi trình bày hết cả 100 lần bạn đã thử nghiệm như thế nào không? Đây là lỗi có thể hiểu được. Những gì người xem muốn hiểu là những thứ giá trị bạn đã rút ra được sau phân tích thử nghiệm.

Nhưng để chứng minh được thành quả lao động đầy trí tuệ và tâm huyết, bạn mong muốn trình bày hết cả mọi thứ gồm tất cả các kết quả phân tích. Bạn hãy thử tập trung vào những viên ngọc quý (kết quả mang đến giá trị sau nhiều lần thử nghiệm) với người nghe. Kết quả sẽ rất khác so với kham khổ trình bày hết tất cả mọi thứ trong cả quy trình phân tích.

Phân tích giải thích và truyền thông

Khi bàn về phân tích khám phá, bạn cần rõ ràng một số thứ trước khi trực quan dữ liệu hoặc nội dung đã tạo ra. Đầu tiên, bạn sẽ truyền thông đến ai? Hiểu được ai là người bạn sẽ giao tiếp và bằng cách nào họ sẽ lĩnh hội những thông tin có giá trị từ phân tích rất quan trọng. Bởi điều này sẽ giúp bạn có được lí do vững chắc rằng khách hàng sẽ lắng nghe thông điệp bạn mang đến.

Thứ hai, bạn có kế hoạch gì để giúp khách hàng hiểu biết và hành động dựa trên thông tin giá trị đã cung cấp cho họ. Bạn sẽ phải rõ về điều này, bạn muốn khách hàng sẽ làm gì và sau đó xem xét cách thức để giao tiếp kết quả với họ và chọn giọng điệu phù hợp cho cuộc giao tiếp quan trọng này.

Bây giờ, mình hãy đi vào ngữ cảnh khi đề cập đến đối tượng, điều gì và cách thực hiện chi tiết nhé.

Đối tượng

Khách hàng

Những hiểu biết về khách hàng càng cụ thể, vị trí thành công của bạn trong việc truyền thông dữ liệu đến với họ càng cao. Hãy tránh những hiểu biết chung chung như: họ là những cổ động nội bộ và bên ngoài hoặc bất kì ai biểu hiện quan tâm đến thông tin của bạn.

Khi bạn đang dùng mọi nổ lực để truyền thông đến với mọi người với các nhu cầu khác nhau rõ rệt trong một lúc, bạn cũng đang đặt mình vào tình thế rất khốn khó với một giọng điệu trong một ngữ cảnh. Việc này sẽ không hiệu quả bằng việc thu hẹp lại khách hàng mục tiêu để truyền thông đúng đối tượng, đúng thông điệp họ muốn nghe và giọng điệu phù hợp với ngữ cảnh của họ.

Như vậy, với các nhóm khách hàng khác nhau, bạn nên có những thông điệp truyền thông khác biệt dựa trên kết quả quý giá từ phân tích. Sau khi phân nhóm khách hàng mục tiêu, bạn cũng nên biết được ai sẽ là người ra quyết định trong nhóm đó. Nhìn chung, bạn biết thông tin càng sâu về khách hàng, cơ hội thông điệp của bạn sẽ đồng điệu với nhìn nhận của họ càng cao, thành công sẽ càng lớn, giá trị hợp đồng có thể sẽ càng cao và bền vững.

Bạn

Bạn không chỉ phân tích khách hàng của mình mà còn phải phân tích từ chính mối quan hệ của bạn với họ. Hãy đặt bạn làm trọng tâm và trả lời các câu hỏi sau:

• Bạn đã xây dựng mối quan hệ với khách hàng rồi chưa?
• Họ có thực sự tin bạn là một chuyên gia?
• Hay bạn cần thể hiện để tạo sự tin tưởng từ họ?

Đây là những câu hỏi quan trọng để giúp bạn cấu trúc phần truyền thông dữ liệu và xác định thời điểm, ảnh hưởng đến mạnh của toàn câu chuyện mà bạn sẽ kể cho khách hàng thông qua dữ liệu.

Điều gì

Hành động

Bạn cần khách hàng biết hay làm điều gì? Đây là điểm mấu chốt để bạn suy nghĩ cách sử dụng thông điệp thích hợp đối với khách hàng và hiễu rõ hơn vì sao họ phải quan tâm đến những gì bạn nói.

Nếu bạn đơn giản trình bày dữ liệu và khách hàng chỉ việc bày tỏ lời khen như “Oh, thật tuyệt vời” thì đơn giản rồi. Nhưng đây bạn đang kêu gọi cho một hành động, khách hàng phải suy nghĩ để ra quyết định. Vì vậy bạn nên gợi ý cho họ cách để hành động ngay từ lúc đầu, vì thời gian suy nghĩ càng kéo dài họ sẽ càng lí do nhiều hơn.

Bạn gợi ý cho họ các từ như: đồng ý, bắt đầu, hợp tác, hỗ trợ, hiểu, … Những từ tuy trông đơn giản, nhưng hãy chọn cho chính mình một động từ hành động như vậy và hướng họ hành động nhé.

Chất xúc tác

Cách thức bạn sử dụng để giao tiếp với khách hàng được ngụ ý qua những yếu tố sau: khả năng kiểm soát khi khách hàng tiếp nhận thông tin và mức độ chi tiết cần được giải thích. Các yếu tố này có thể diễn ra từ buổi trình bày trực tiếp đến một tài liệu được viết hoặc một email được gửi.

Hãy xem xét giữa khả năng kiểm soát và mức độ chi tiết của thông tin bạn cung cấp. Thông tin càng chi tiết thì đòi hỏi mức độ kiểm soát thông tin được truyền đi càng cao.

Các hình thức trình bày như buổi trình bày trực tiếp, bạn đóng vai trò là người trình bày nên sẽ toàn quyền kiểm soát thông tin truyền đi. Không phải tất cả những chi tiết đều được kể ra hết.

Bởi vì, bạn đang là một chuyên gia, đúng tại đây để trả lời các câu hỏi phát sinh từ buổi trình bày. Sự xuất hiện của bạn có nghĩa là bạn đang muốn tạo ra tương tác trực tiếp với khách hàng. Dù bạn sẽ nói chi tiết trong buổi trình bày, nhưng bạn cũng nên chuẩn bị để trả lời các câu hỏi từ khách hàng.

Đối với email hoặc tài liệu được viết, bạn sẽ có ít kiểm soát hơn. Trong trường hợp này, khách hàng sẽ kiểm soát được thông tin mà họ định sẽ tiếp nhận. Cho nên mức độ chi tiết được cần sẽ cao hơn vì bạn không ở cạnh để giải thích rõ nghĩa cho họ. Hơn thế nữa, trong phần tài liệu viết cần cung cấp thêm bộ câu hỏi – trả lời để khách hàng có thể tìm đọc khi có thắc mắc.

Tóm lại, ngay từ lúc đầu, bạn xác định ngay nguyên liệu chính để giao tiếp thông tin với khách hàng như slides, email hay tài liệu được viết. Xem xét mức độ kiểm soát cách khách hàng tiếp thu thông tin và mức độ chi tiết cần thiết của nội dung là những công việc quan trọng khi bắt đầu biên soạn nội dung.

Giọng điệu

Bạn muốn sử dụng giọng điệu như thế nào trong khi giao tiếp thông tin với khách hàng? Điều cũng phụ thuộc khá nhiều vào thể loại và tính chất của nội dung bạn sẽ nói với họ. Chủ đề có mang tính chất nghiêm trọng không? Nội dung giao tiếp liên quan đến công việc phân tích cho một vấn nạn về môi trường hay là gì? Trả lời một số câu hỏi như vậy để bạn biết cần giao tiếp với giọng điệu phù hợp.

Trong những phần sau, cũng sẽ có đề cập về sự liên quan giữa giọng điệu bạn chọn và ảnh hưởng cách bạn sẽ thiết kế cho nội dung.

Cách thực hiện

Cuối cùng thì bạn đã biết nên xác định khách hàng của mình càng chi tiết càng tốt, xác định thông tin bạn muốn họ hiểu và hành động. Bạn sẽ bắt đầu tìm ra câu trả lời cho các bước tiếp theo với dữ liệu hiện có. Dữ liệu nào tôi đang hiện có có thể đáp ứng được nhu cầu thông tin và thúc đẩy hành động của khách hàng?

Dữ liệu sẽ là bằng chứng giá trị ủng hộ cho câu chuyện bạn kể với khách hàng. Về cách trình bày dữ liệu trực quan như thế nào mình sẽ viết trong các bài tiếp theo. Các bạn theo dõi nhé!