Data dashboard là gì? KPI Dashboard bao gồm những gì trong phân tích số liệu

Bài viết này sẽ giúp cho bạn hiểu được data dashboard là gì cũng như cách bạn có thể khai thác triệt để tính năng của data dashboard.

Data dashboard là gì?

Data dashboard là một loại của giao diện đồ họa người dùng (Graphical user interface); cũng có thể hiểu Dashboard là báo cáo tiến độ dưới dạng trực quan hóa dữ liệu (data visualization) bằng cách kết nối với các nguồn dữ liệu, các tệp, tệp đính kèm, dịch vụ và API của doanh nghiệp bạn, và sau đó hiển thị tất cả dữ liệu này dưới dạng bảng, biểu đồ đường, biểu đồ thanh.

Mục đích dùng Data Dashboard

• Dashboard cho phép ta thấy được bức ảnh doanh nghiệp một cách nhanh chóng & toàn diện nhất.
• Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về dữ liệu, giúp giám sát thời gian thực của nhiều bộ phận khác nhau như Marketing, Sale; và giúp tổ chức cải tiến năng suất của doanh nghiệp.
• Xây dựng môt hệ thống data dashboard dành riêng cho doanh nghiệp của bạn

Tại sao doanh nghiệp cần Business Dashboards?

Theo dõi hoạt động các bộ phận trong tổ chức công ty

Business Dashboards có thể là một công cụ mạnh mẽ cho các giám đốc điều hành.

Trang tổng quan tóm tắt thông tin và trình bày một cái nhìn dễ hiểu về hiệu suất kinh doanh để giúp những người ra quyết định.

Không giống như các công cụ thông minh khác, Dashboard được thiết kế để người dùng có thể phân tích nhanh các dữ liệu và nhận biết được các thông tin cần thiết. Phương pháp phổ biến nhất để thiết kế một Data dashboard cho doanh nghiệp chính là xây dựng nó bằng cách sử dụng mô hình câu hỏi-trả lời.

Ví dụ như

• Trung tâm chăm sóc đã gọi được bao nhiêu cuộc trong tuần? Số lượng đó nhiều hơn hay ít hơn tuần trước?
• 5 sản phẩm hàng đầu trong Doanh thu bán hàng là gì? Cơ hội của chúng ở đâu trong thị trường?
• Nguồn truy cập của website đến từ đâu? Lượt tìm kiếm các website có tăng lên không?
• Phễu marketing của doanh nghiệp trông như thế nào? Nó có đúng mục tiêu không?

Linh hoạt lựa chọn KPI, tổng hợp và trực quan hóa dữ liệu

Câu hỏi của doanh nghiệp mà Dashboard phải trả lời không chỉ phụ thuộc vào ngành, bộ phận, quy trình, mà còn phụ thuộc vào vị trí của người sử dụng trong công ty.

Các loại Dashboard dành cho việc phân tích thường được thiết kế để giúp những người ra quyết định, các giám đốc điều hành và lãnh đạo cấp cao có thể thiết lập mục tiêu, đặt mục tiêu và hiểu điều gì đang xảy ra trong doanh nghiệp và tại sao điều đó lại xảy ra. Và với cùng một thông tin đó, họ có thể sử dụng chúng để thực hiện các thay đổi phù hợp nhất để giải quyết vấn đề.

Hỗ trợ tương tác với các dữ liệu được trực quan hóa

Dữ liệu sẽ được hiển thị trên trang Dashboard dưới dạng bảng, biểu đồ đường, biểu đồ thanh và đồng hồ đo, để giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, dựa trên các điểm chuẩn và mục tiêu đã đề ra.

Bạn có thể thiết kế trang dashboard tùy theo nhu cầu xem số liệu của bạn. Ngay cả những dữ liệu số đơn giản cũng có thể được thông tin dưới dạng trực quan bằng việc sử dụng cách biểu tượng, như là hình tam giác đỏ hướng xuống biểu thị sự sụt giảm, hoặc hình tam giác màu xanh lục hướng lên để biểu thị sự gia tăng.

Vậy bạn cần Data dashboard hay Báo cáo truyền thống?

Điều đó còn phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Để bạn có thể xác định xem mình nên sử dụng loại nào, thì dưới đây là một số khác biệt giữa giữa 2 khái niệm này.

Báo cáo dạng truyền thống

• Định nghĩa: Báo cáo là các tài liệu tĩnh có chứa dữ liệu ở dạng văn bản và bảng biểu
• Thiết kế: Thường khá dài, có nhiều trang, và các dữ liệu ở đó thường được trình bày dưới dạng bảng biểu. Đôi khi cũng sẽ có các đồ thị tròn hoặc đồ thị thanh trong báo cáo, nhưng không nhiều và không nêu vào trọng tâm
• Mức độ chi tiết: Bao gồm biểu đồ và bảng biểu cho một chủ đề duy nhất
• Độ biến động: Các báo cáo thường được chia sẻ ở dạng tĩnh (PDF) và các dữ liệu trên đây chỉ ở 1 thời điểm duy nhất và không thay đổi được.
• Ưu điểm: giúp người xem báo cáo có thể nắm bắt các giá trị, chỉ số một cách chính xác và chi tiết
• Khả năng tùy chỉnh: Các báo cáo truyền thống thường không có khả năng tùy chỉnh. Một khi được truy xuất và chia sẻ thì các báo cáo này sẽ không thể chỉnh sửa nữa, nếu muốn chỉnh sửa thì cần phải thực hiện trên file gốc.

=> Phù hợp với những số liệu không có sự biến động nhiều, ổn định. Các báo cáo này thường sẽ được nộp sau 1 khoảng thời gian nhất định để đảm bảo ít sai số nhất.

Báo cáo dạng Data Dashboard

• Định nghĩa: công cụ trực quan hóa dữ liệu có thể được tùy chỉnh và sắp xếp để thị số liệu, dữ liệu và KPI cụ thể
• Thiết kế: Các data dashboard thường được thiết kế để tất cả các thông tin đều chỉ nằm trên 1 trang duy nhất, giúp người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt ngay tình hình hoạt động của doanh nghiệp
• Mức độ chi tiết: Bao gồm nhiều bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh cho nhiều chủ đề có liên quan đến nhau
• Độ biến động: Giúp trình bày dữ liệu thực tế và được cập nhật liên tục sau 1 khoảng thời gian
• Ưu điểm: Giúp người xem có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động tổng quan của doanh nghiệp, cũng như dễ dàng nhận thấy được các xu hướng và những vấn đề bất thường.
• Khả năng tùy chỉnh: Có thể chỉnh sửa tùy ý, người xem có tùy chọn các chỉ số, số liệu mà họ muốn xem và cách số liệu này hiển thị.

=> Phù hợp với những số liệu thường xuyên biến động. Như là: tình hình hiệu suất các chiến dịch trên Facebook, traffic của website, ..

Tại sao doanh nghiệp bạn nên sử dụng dữ liệu dưới dạng Dashboard?

Các bảng data dashboard giúp đơn giản hóa các báo cáo cuối tháng bằng việc cho phép người dùng tương tác với thông tin mọi lúc mọi nơi, mà không cần chi quá nhiều thời gian vào việc chuẩn bị và phân tích.

Theo dõi nhiều KPI và chỉ số cùng một lúc

Bất kỳ thay đổi nào của doanh nghiệp, cho dù đó là Marketing, bán hàng, hỗ trợ hoặc tài chính, đều có tác động đến toàn bộ doanh nghiệp.

Với trang dashboard tổng quan, người dùng có thể hiểu được các tác động trong hoạt động của doanh nghiệp tương quan như thế nào với các chỉ số KPI và các chỉ số cụ thể khác nhau. Từ đó, doanh nghiệp sẽ biết được điều gì hiệu quả với doanh nghiệp của mình.

Hiểu số liệu dễ dàng hơn

Trang Dashboard giúp hiển thị các KPI và chỉ số bằng cách sử dụng các hình ảnh trực quan như bảng, biểu đồ đường, biểu đồ thanh và đồng hồ đo,.. .

Để thiết kế được một Dashboard hiệu quả, người dùng nên sử dụng các màu sắc, biểu tượng và hình ảnh để làm nổi bật các điểm dữ liệu quan trọng.

Điều này giúp cho người dùng nhanh chóng nắm được các thông tin cần thiết mà không cần phải xem xét các bảng tính, email hoặc đăng nhập vào web.

Việc có 1 Data dashboard là vô cùng hữu ích, bởi vì chúng trực quan hóa các thông tin theo cách mà mọi người đều có thể hiểu được. Ví dụ như, ngay cả khi bạn không làm việc trong lĩnh vực Marketing, bạn vẫn có thể hiểu được những con số trong bảng số liệu của họ.

Lưu ý quan trọng: Bạn không cần phải là một nhà phân tích để sử dụng và hiểu được ý nghĩa của 1 data dashboard.

Chia sẻ Dashboard của bạn với những người khác

Khi được đưa lên bộ nhớ chung, các Dashboard sẽ giúp người dùng có thể truy cập các chỉ số và KPI chính cần thiết ở bất cứ lúc nào và bất cứ đầu, chỉ với máy tính để bàn, thiết bị di động và máy tính bảng.

Bên cạnh những phương thức chia sẻ thông thường như: báo cáo qua email, báo cáo có thể in hoặc truy cập trực tiếp, người dùng còn có thể tạo một liên kết công khai đến trang dashboard của họ, để chia sẻ quyền truy cập cho những bên khác tùy vào tính chất công việc.

=> Nhờ vào những ưu điểm này mà Data dashboard đang trở nên ngày càng phổ biến, đặc biệt là khi chúng giúp hỗ trợ cho môi trường làm việc ảo và giúp các thành viên trong nhóm có thể hợp tác dễ dàng hơn so với cách làm việc truyền thống.

Giúp cho việc làm báo cáo dễ dàng hơn

• Tiết kiệm thời gian: người dùng không còn cần phải truy cập nhiều nguồn khác nhau để theo dõi dữ liệu của nữa.
• Hoàn toàn tự động: Trang Dashboard sẽ tự động tổng hợp các dữ liệu mọi lúc mọi nơi và người dùng sẽ không cần phải thu thập, phân tích và định dạng lại các dữ liệu này nữa.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Người dùng cũng có thể tạo các file PDF, email và báo cáo trực tiếp thông qua bảng Dashboard: chỉ cần chọn KPI bạn muốn phân tích, chọn định dạng báo cáo của bạn và trình bày nó theo bất kỳ cách nào mà bạn muốn.
• Khả năng chia sẻ: Ngoài ra, trang Dashboard còn cho phép việc kết nối thông tin liên tục giữa tất cả các cấp của doanh nghiệp. Các giám đốc điều hành và quản lý không còn cần phải yêu cầu dữ liệu từ các nhân viên phân tích nữa. Và các nhân viên phân tích có thể làm việc liên tục để đảm bảo hoạt động trơn tru, và đồng thời những người dùng khác cũng có thể truy cập các thông tin này bất cứ khi nào họ muốn.

KPI dashboard là gì?

KPI là những chỉ số quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp thông thường. Đây là những cách chủ yếu để thiết lập những mục tiêu mà doanh nghiệp cần phải đạt được, và giúp bạn đo lường hành trình mà bạn đã được so với mục tiêu đề ra.

Một KPI dashboard sẽ bao gồm các chỉ số KPI trên cùng 1 nơi, để dễ dàng so sánh và phân tích. Bạn có thể thấy các hiệu suất của mình được so sánh trên từng đơn vị đo lường khác nhau. Như phần lớn các tổ chức ngày nay, bạn có thể có rất nhiều dữ liệu, thông thường sẽ được lưu trên data warehouse hoặc data lake.

Để chiết xuất các insight từ các dữ liệu này, nó cần phải được sắp xếp, lọc, phân tích và cuối cùng là trực quan hóa thành một việc kể chuyện thông qua dữ liệu (data storytelling). Và dashboard chính là bước trực quan hóa cuối cùng. Nó giúp chuyển dịch khối lượng lớn các dữ liệu phức tạp và rời rạc lại trở thành 1 hình thức dễ hiểu hơn.

Tại sao bạn lại cần KPI dashboard?

Các chỉ số KPI của bạn đều liên kết và ảnh hưởng đến nhau. Khi được hiển thị cùng với nhau, chúng sẽ giúp cho bạn thấy ngay lập tức các mục tiêu đang liên kết với nhau, và những mảng nào trong doanh nghiệp đang tạm thời “hi sinh” để push những mảng khác lên. Ban có thể bắt đầu với việc điều chỉnh target và các chính sách trong doanh nghiệp, để các hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ chia các KPI của họ ra thành các KPI quan trọng và kém quan trọng hơn. Như là KPI tổ chức, sau đó chia nhỏ ra thành KPI cho từng phòng ban, từng nhân viên.

Ưu điểm của việc trình bày các chỉ số này trên 1 dashboard là bạn có thể thấy các mục tiêu nhỏ đang đóng góp như thế nào đến việc đạt được mục tiêu lớn của doanh nghiệp. Bạn sẽ nhanh chóng biết được phần nào quan trọng và cách nó ảnh hưởng đến hiệu suất chung của công ty.

Ví dụ như, công ty của bạn muốn tăng lợi năm hàng năm lên 10%. Để làm được điều đó, bạn đề ra KPI cho đội sales là 30 đơn hàng một tháng. Mặc dù phần lớn các nhân viên đều hoàn thành được các target đề ra, nhưng lợi nhuận vẫn bị trì trệ và không tăng trường. 

Khi bạn kiểm tra KPI dashboard và các chỉ số KPI tracking, bạn thấy rằng tỉ lệ khách hàng quay trở lại đang tụt dốc, và ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn. Bạn nhận ra là team của bạn quá tập trung và các doanh số mới, mà bỏ qua việc nuôi dưỡng các mối quan hệ đối với các khách hàng hiện tại. Để đảm bảo lợi nhuận tăng trưởng bền vững, bạn cần phải tập trung vào việc đảm bảo các khách hàng hiện tại hơn là mang về các khách hàng mới.

Tính năng và lợi ích của KPI dashboard

Dựa trên phần mềm bạn chọn mà các dashboard của bạn có thể bao gồm nhiều chỉ số KPI khác nhau từ từ net profit (lợi nhuận biên, tăng trưởng doanh thu và tỉ lệ khách hàng rời đi, thông qua các khả năng để giữ cho các dự án đúng tiến độ và đủ ngân sách, bạn sẽ kiếm được bao nhiêu tiền cho mỗi khách hàng, hoặc là bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi khách hàng.

Bạn có thể điều chỉnh các dashboard của bạn cho phù hợp với yêu cầu của người dùng. Bảng KPI dashboard của CEO sẽ khác với Project manager hoặc là các dashboard của phòng marketing, với những phần insight khác nhau được làm nổi bật ra để phù hợp với vai trò của họ.

Dashboard còn có thể làm cho việc làm việc nhóm hiệu quả hơn và có thể tăng khả năng hợp tác. Khi mọi người cùng có thể truy cập vào 1 dashboard để đo lường quy trình của bạn so với KPI, khả năng làm việc nhóm và tối ưu công việc có thể ngày càng được nâng cao.

Các loại KPI trong các loại Dashboard

KPI cho hiệu suất website Thương mại điện tử

Nếu như không có cách để theo dõi các nỗ lực marketing của bạn và đánh giá xem cái gì đang hoạt động hiệu quả, cái gì không, và làm sao bạn biết bạn có đang đi đúng hướng – và làm sao để theo sát chiến lược, cũng như tăng hiệu suất mọi lúc mọi nơi.

• Hiệu suất keyword
• Thời gian và số trang đã xem trên mỗi trang
• % Lượt truy cập mới
• Tỉ lệ lead trên lượt truy cập 
• Tỉ lệ chuyển đổi
• Lead score trung bình 

KPI cho các Dashboard tài chính 

Mục tiêu của tất cả các doanh nghiệp làm tạo ra lợi nhuận, kể cả khi bạn là một doanh nghiệp phi lợi nhuận, bạn cũng cần biết được là bạn đang chi ngân sách của mình một cách hiệu quả nhất. Điều này có nghĩa là KPI tài chính của bạn là động lực chính yếu để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn. 

Bạn cần phải nhìn rõ được tất cả các khía cạnh của dòng tiền, lợi nhuận và thua lỗ và những vấn đề tài chính khác, cũng như bạn cần các số liệu này ở dạng dễ hiểu nhất có thể.

• Tỉ lệ Opex đến Sales
• Lợi nhuận và Lỗ
• Thu nhập biên và Lợi nhuận biên
• Các nguồn thu nhập liên quan dựa trên loại khách hàng
• Đo lường hiệu suất tỷ trọng đầu tư
• Nợ trên Vốn chủ sở hữu
• Lợi nhuận biên gộp
• Doanh thu các khoản phải thu
• Doanh thu các khoản phải trả

KPI Sales 

KPI bán hàng là những chỉ số đo lường sự tăng trưởng của công ty và được sử dụng để theo dõi hiệu suất và độ hiệu quả tổng quan của nhiều hoạt động tăng doanh thu trong doanh nghiệp. Một dashboard hiệu quả sẽ giúp bạn nhìn rõ hơn được phễu chuyển đổi bán hàng của mình.

• Tăng trưởng bán hàng
• Chi phí thu thập khách hàng
• Chi phí cho mỗi lead
• Độ dài vòng đời bán hàng
• Tỉ lệ chuyển đổi từ leads đến khách hàng.

Mẫu Data Dashboard và các Metrics cho marketing và Sale

Việc quyết định những KPI và chỉ số nào cần theo dõi trên trang Data Dashboard là một phần quan trọng trong việc thiết kế trang Dashboard trong tổ chức. Các trang Dashboard cần phải được xây dựng dựa trên mục đích là đáp ứng trực tiếp nhu cầu của các phòng ban và doanh nghiệp.

Tính linh hoạt của trang Dashboard giúp chúng hữu ích cho bất kỳ ngành và bộ phận nào, như là: giám đốc điều hành, bán hàng, tiếp thị, truyền thông xã hội, SaaS, phát triển, cung cấp, trung tâm cuộc gọi và chăm sóc sức khỏe.

Marketing Dashboards

Cho dù bạn đang tìm cách theo dõi hiệu suất Marketing, lưu lượng truy cập SEO hay tăng trưởng trên mạng xã hội của mình, việc thiết lập các chỉ số tiếp thị và KPI có thể đo lường có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu mà mỗi giai đoạn đề ra.

Vì các bộ phận Marketing hoạt động trên nhiều kênh khác nhau, nên các nhóm Marketing phải chủ động theo dõi tiến độ và hiệu suất trong thời gian thực bằng các chỉ số thực tế. Khi chọn các chỉ số Marketing phù hợp, bạn nên

• Lưu ý kênh nào bạn đang sử dụng và ai sẽ sử dụng những dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh.
• Các loại chỉ số bạn muốn theo dõi sẽ khác nhau đối với từng vai trò khác nhau. (VD: Các giám đốc điều hành sẽ muốn xem tổng quan cho tất cả các kênh Marketing, trong khi các nhà quản lý sẽ muốn đi sâu vào các chỉ số để nắm rõ hơn về hiệu suất hàng ngày)

Sales Dashboards

Để giữ cho đội sales hoạt động hiệu quả nhất có thể, các doanh nghiệp cần phải xây dựng một văn hóa trong doanh nghiệp hướng đến dữ liệu, bằng việc chia sẻ chỉ số hiệu suất và chỉ số cho kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Dashboard điều hành

Data dashboard là một công cụ vô cùng mạnh mẽ cho các nhà điều hành bởi vì nó sẽ tổng hợp các dữ liệu phức tạp và trình bày nó ở dạng dễ hiểu nhất. Đối với các nhà điều hành, bảng data dashboard cho phép họ theo dõi, giám sát và quản lý các chỉ số quan trọng doanh nghiệp.